Eigentlich gar nicht so schwer. Man kann es sich wie eine Datenbank bzw. große Exceltabelle vorstellen, in die die Daten aus den eingereichten Kaufverträgen eingetragen werden.

Es werden Daten wie z.B. Kaufvertragsdatum, Straße, Hausnummer, Art des Hauses/Wohnung, Lage der Wohnung im Objekt, Größe des Grundstücks, Größe des Hauses, Baujahr, Stellplätz aber auch der vereinbarte Kaufpreis erfasst. Nachdem die Abschrift des Kaufvertrages bei der Geschäftsstelle des jeweiligen Gutachterausschuss eingegangen ist, bekommt der Käufer einen Fragenbogen zu der Immobilie zugeschickt. Weiter hat der Gutachterausschuss die Möglichkeit, sich Daten aus der Bauakte zu dem jeweiligen Objekt zu beschaffen, um seine Kaufpreissammlung ordentlich zu führen. Wenn Daten fehlerhaft sind, oder aber die Fragebögen nicht zurückkommen, kann es in Einzelfällen sein, dass die Kaufverträge nicht auswertbar sind.

Aus dieser Datenbank, kann dann das Markt geschehen abgeleitet werden. Letztendlich hinkt die Datenbank immer mit einer leichten zeitlichen Verzögerung hinterher, welches ein erfahrener Sachverständiger durch eine Marktanpassung ausgleichen kann.

Das Vorgehen ist ähnlich zu dem des Maklers, der ebenfalls durch erfolgreiche Kaufertragsabschlüsse „Daten“ zu Verkäufen hat und diese für die Neueinpreissung neuer Objekte verwendet. Ein Makler hat aber meist nur die Daten zu den vom ihm verkauften Objekten. Das andere Marktgeschehen, kann er nur durch Marktbeobachtung oder Hörensagen durch sein Netzwerk einpreisen. Hier liegt der Vorteil der Kaufpreissammlung, denn hier wird versucht, dass gesamte Marktgesehen abzubilden allerdings mit einer leichten Verzögerung.

Zur Einpreissung neuer Objekte kann einen Auszug aus der Kaufpreissammlung gut nehmen, sofern es zu dem Bewertungsobjekt auch vergleichbare Kauffälle gibt. Gerade bei kleinen Orten kann es an der Anzahl vergleichbarer Kauffälle scheitern. Hier bedarf es an Erfahrung und Marktkenntnis die richtigen Schlüsse zu ziehen.